Tugas Manajemen Proyek Teknologi Informasi

THE PRINCIPLES OF MANAGEMENT PROJECT

E. Novi Royanti

Teknik Informatika, Universitas Pasundan

E-mail: novi.roy8@gmail.com

PENDAHULUAN

            Dampak dan pengaruh teknologi pada proses organisasi merupakan aspek penting dari setiap strategi pertumbuhan. Sulit untuk menemukan pembangunan atau perubahan yang tidak memiliki aspek IT dan dalam banyak kasus sebenarnya perubahan teknologi yang mendorong kebutuhan untuk mengubah proses organisasi. Ini telah menyebabkan penggabungan IT kedalam manajemen termasuk manajemen proyek.

Manajer sekarang menemukan bahwa mereka sering terlibat dalam proyek-proyek yang dikelola menggunakan metodologi manajemen proyek. Komunikasi merupakan bagian penting dari proyek tersebut dan jika Anda ingin berhasil dalam peran Anda sebagai seorang manajer, penting untuk memiliki pemahaman tentang terminologi manajemen proyek, proses, dan prosedur.

PRINSIP MANAJEMEN PROYEK

            Ada berbagai cara dimana proyek dapat didekati dengan sejumlah ‘metodologi’, ‘kerangka’, dan ‘proses’ yang mana telah dikembangkan selama 60 tahun atau lebih. Beberapa metodologi memiliki asal-usul dalam penelitian akademik, sedangkan yang lain tumbuh dari metodologi yang dikembangkan oleh organisasi yang terfokus, misalnya konsultan manajemen.

PMBOK adalah singkatan dari Project Management Body of Knowledge, adalah kumpulan pengetahuan khusus mengenai pengelolaan project. PMBOK diterbitkan oleh lembaga manajemen proyek/ Project Management Institute (PMI), yang dibentuk paa tahun 1969. PMI juga menawarkan berbagai tingkat sertifikasi dan PMBOK banyak digunakan dan dihormati.

PRINCE2 adalah metode terstruktur dalam pengelolaan proyek. Pendekatan proses berbasis untuk manajemen proyek untuk semua jenis proyek. Metode adalah standar untuk proyek-proyek sector public di Inggris dan dipraktekan di seluruh dunia.

Critical chain berbeda dari pendekatan utama saat ini dan berbeda dalam cara menangani risiko. Dikembangkan pada tahun 1997 adalah metode perencanaan dan pengelolaan proyek yang dirancang untuk menangani ketidakpastian dalam mengelola proyek dan juga mempertimbangkan terbatasnya ketersediaan sumber daya.

Agile menggunakan pendekatan metode iteratif untuk menentukan persyaratan bagi rekayasa dan pengembangan perangkat lunak proyek dengan cara yang sangat fleksibel dan iteraktif. Yang paling sering digunakan dalam proyek-proyek skala kecil atau dalam kasus di mana hasil akhir terlalu rumit bagi pelanggan untuk memahami dan menentukan sebelum pengujian prototype.

DEFINISI PROYEK MANAJEMEN

H.Kerzner- ‘Manajemen proyek adalah perancanaan, pengorganisasian, memimpin, dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk tujuan jangka pendek yang telah dibentuk untuk menyelesaikan tujuan dan sasaran tertentu. Selanjutnya, manajemen proyek menggunakan pendekatan sistem manajemen dengan memiliki tenaga fungsional (hirarki vertikal) ditugaskan untuk proyek tertentu (hierarki horizontal)’ (2009).

            Banyak organisasi juga memiliki definisi sendiri tentang apa itu proyek. Definisi mana yang anda sukai tidak terlalu penting, yang penting adalah dapat mengidentifikasi projek sehingga dapat dikelola dengan baik.

Proyek memiliki beberapa atau semua karakteristik berikut:

1. Memiliki titik awal dan akhir yang jelas
2. Setelah titik akhir tercapai proyek berakhir
3. Berusaha untuk mencapai sesuatu yang baru

Proyek bisa dalam ukuran besar dan kecil. Proyek-proyek kecil dapat direncanakan dan dikelola oleh orang yang sama sedangkan proyek yang lebih besar mungkin mempekerjakan ribuan orang yang bekerja pada banyak sisi dan membutuhkan kelompok kerja untuk mengelola dan mengkoordinasikan kegiatan. Segala sesuatu yang ada pada organisasi dapat dikategorikan baik sebagai proyek atau proses. Proses adalah sesuatu yang terjadi terus-menerus dan memiliki risiko rendah, sedangkan proyek terjadi sekali dan memiliki tingkat risiko yang relatif tinggi.

Sebuah projek dan proses memiliki sudut pandang yang berbeda tergantung siapa yang menilainya. Misalnya, seorang pemasok sistem computer melihat aktivitasnya sebagai proses karena itu terjadi setiap waktu penjualan. Jadi, sebuah organisasi yang membeli system tersebut akan memperlakukannya sebagai sebuah proyek. Sedangkan pemasok akan memperlakukannya sebagai bagian dari sebuah proses.

            Proyek dapat secara luas diklasifikasikan ke dalam proyek-proyek teknik dan proyek manajemen. Proyek-proyek teknik meliputi teknik sipil, listrik, dan mekanik. Hasil akhir adalah objek fisik, misalnya bangunan, waduk, jembatan, kilang, atau sampel pra-produksi.

  Berbagai organisasi melakukan proyek jenis ini, termasuk: perusahaan komersial, departemen pemerintah, badan amal dan organisasi non pemerintah, dan non-profit organisasi lain. perbedaan antara jenis proyek adalah:

1. Menggunakan staf spesialis

Teknik proyek: menngunakan staf spesialis

Manajemen proyek: menggunakan staf yang ahli dalam segala bidang

1. Isu yang berkaitan dengan lingkungan

Tantangan bagi teknik manajemen secara fisik berada di alam. Misalnya, proyek konstruksi dapat dihambat oleh cuaca buruk, penemuan peninggalan arkeologis, atau hal tak terduga lainnya.

proyek manajemen di sisi lain biasanya berlangsung di tempat organisasi itu sendiri dan tidak tunduk pada hal isu.

1. Spesifikasi hasil akhir

Teknik proyek: hasil akhir biasanya ditentukan secara rinci pada awal proyek karena perlu mematuhi standar dan undang-undang yang ada.

Manajemen proyek: bentuk yang tepat dari hasil akhir mungkin tidak menjadi jelas sampai beberapa pekerjaan proyek telah dilakukan.

PERSPEKTIF MANAJEMEN PROYEK

            Tantangan utama manajemen proyek adalah untuk mencapai semua tujuan dan sasaran di lain hal harus menerima kendala pada lingkup, waktu, kualitas, dan biaya proyek. Proyek perlu dikelola untuk mencapai tujuan, yang didefinisikan dalam hal waktu, biaya, dan kualitas.

Cakupan/Scope pada proyek mendefinisikan: totalitas keluaran, hasil, dan keuntungan, serta pekerjaan yang diperlukan untuk menghasilkan produk.

Project Management Institute (PMI) mendefinisikan manajemen proyek dengan cara sebagai berikut:

‘Manajemen proyek adalah pengaplikasian dari pengetahuan, keterampilan, perkakas, dan teknik untuk memenuhi persyaratan proyek .’

Misalkan menggunakan analogi:

Membayangkan bahwa kapal berlayar dari London ke New York.

• Organizational perspective/ Perspektif organisasi, peduli pada anggota cru yang bertanggung jawab untuk melakukan apa dan bagaimana mereka berkomunikasi dan berinteraksi satu sama lain.
• Life cycle/ siklus hidup pelayaran akan peduli dengan kapal tersebut dan hal detail apa yang dilakukannya dari awal hingga akhir perjalanan.
• Functional area/ daerah fungsional seperti navigasi, menghindari tabrakan, perawatan rutin, dll. Kegiatan ini akan terus berlangsung dan berkelanjutan.

ORGANISASI & STRUKTUR PROYEK

Organisasi berbasis proyek

Organisasi ini memberikan proyek-proyek yang unik untuk pelanggan eksternal untuk jangka waktu yang ditetapkan. Struktur manajemennya dirancang untuk mendukung proyek-proyek dan semua orang yang bekerja dalam organisasi yang ditugaskan untuk satu atau lebih proyek. Contohnya meliputi: perusahaan konstruksi, organisasi konsultasi, pengembang perangkat lunak, dan biro iklan.

Organisasi berbasi proses

Pekerjaan organisasi ini sehari-harinya memberikan produk atau layanan untuk pelanggan eksternal. Struktur manajemen mereka dirancang untuk mendukung proses yang dibutuhkan untuk memberikan produk atau layanan kepada pelanggan akhir. Contohnya meliputi: perusahaan manufaktur, departemen pemerintah, badan amal.

PROYEK DI LINGKUNGAN MATRIKS-MANAJEMEN

Berikut ini dijelaskan lebih lanjut mengenai lingkungan matriks-manajemen.

Struktur jenis ini, meskipun seorang individu mungkin ‘milik’ department tertentu, mereka akan ditugaskan untuk proyek yang berbeda dan melaporkan kepada manajer proyek saat bekerja pada proyek itu. Oleh karena itu, setiap individu mungkin harus bekerja di bawah beberapa manajer sementara itu mereka harus melakukan peran mereka. Contohnya: seseorang yang bekerja di departemen C dan ditugaskan bekerja paruh waktu untuk proyek X dan Z dan dia melaporkan ke tiga manajer yang berbeda, yang semuanya akan memiliki beberapa tingkat otoritas atas dia.

Keuntungan dari struktur matriks adalah dapat menyebabkan pertukaran informasi yang lebih efisien dengan adanya orang-orang yang bekerja sama dari berbagai area tertentu. Sedangkan kerugiannya adalah dapat menimbulkan perselisihan antara manajer lini dan manajer proyek. Kecuali kalau organisasi tersebut benar-benar difokuskan untuk sebah proyek maka anda dapat menduga konflik, perselisihan, menjadi bagian integral dari penyelenggaraan proyek.

DEFINISI STEAKHOLDER PROYEK

            terlepas dari bagaimana organisasi terstruktur, ada peran dan tanggung jawab tertentu yang diperlukan dalam semua proyek. Organisasi yang berbeda dapat menggunakan nama yang berbeda tetapi tanggung jawab dari masing-masing akan sama.

Tim manajemen proyek harus mengidentifikasi para pemangku kepentingan, menentukan kebutuhan dan harapan mereka, dan sejauh mungkin mengelola pengaruh mereka dalam kaitannya dengan proyek yang sukses.

Salah satu kunci untuk sebuah proyek yang sukses adalah berhasil mengelola hubungan antara semua orang yang terlibat. Ada tiga proses yang terlibat:

1. Mengidentifikasi stakeholder proyek
   Mengidentifikasi melibatkan orang-orang, kelompok, atau organisasi yang dapat mempengaruhi atau dipengaruhi oleh keputusan, kegiatan, atau hasil dari proyek. Kepentingan mereka dan pengaruh mereka pada proyek di analisis dan di dokumenasikan. Steakholer didefinisikan sebagai orang yang berkepentingan dengan proyek terlepas dari apakah kepentingan yang positif atau negatif. Mereka mungkin individu atau organisasi yang secara aktif terlibat dalam proyek, atau yang kepentingannya mungkin akan terpengaruh oleh pelaksanaan dan penyelesaian proyek.
2. Menganalisis potensi keterlibatan mereka dengan proyek
   Analisis steakholder sangat penting. Bahwa berbagai ahli berkonsultasi untuk membantu menganalisis tingkat aktual dan tingkat yang diinginkan dari tingkat keterlibatan dari berbagai pemangku kepentingan.
3. Mengelola keterlibatan mereka dengan proyek
   Ini adalah proses komunikasi dan bekerja dengan steakholder untuk memenuhi kebutuhan dan harapan mereka. Intinya, bagaimana anda berkomunikasi dengan steakholder dan memastikan tingkat keterlibatan yang tepat.
   
   

PROYEK SPONSOR & DEFINISI MANAJER PROYEK

            Sponsor bertanggung jawab untuk mengamankan pembiayaan dan sumber daya secara keseluruhan berdasar persetujuan anggaran yang ada, dan memiliki peluang dan risiko dengan hasil keuangan proyek. Meskipun menyiratkan bahwa sponsor proyek dapat menjadi sekeompok orang, biasanya jauh lebih baik jika ada satu individu yang telah diberikan peran ini. Sponsor yang efektif adalah dapat mengatasi hambatan utama untuk menyelesaikan proyek.

Peran sponsor proyek adalah untuk menyetujui dan mendanai proyek tersebut, tetapi tidak terlibat dalam manajemen sehari-hari atau kontrol keuangan. Sponsor proyek harus menunjuk seorang manajer proyek untuk mengambil tanggung jawab untuk memberikan proyek sesuai dengan tujuannya.

Ada perbedaan utama antara sponsor projek dan projek manajemen. Pertama, sponsor projek berkaitan dengan identifikasi dan definisi proyek, sedangkan manajemen proyek berkaitan dengan memberikan proyek yang sudah ditetapkan. Kedua, sponsor proyek bertanggung jawab untuk kasus bisnis proyek dan tidak perlu ragu untuk merekomendasikan pembatalan proyek jika kasus bisnis tidak lagi membenarkan proyek.

Penting untuk setiap proyek memiliki sponsor untuk:

• Pemisahan tanggung jawab pengambilan keputusan antara manajer proyek dan sponsor proyek
• menjamin akuntabilitas untuk realisasi manfaat proyek
• memastikan pengawasan fungsi manajemen proyek
• melaksanakan manajemen senior pemangku kepentingan

Manajer proyek ditunjuk untuk memberikan proyek seperti yang ditetapkan dalam piagam proyek atau rencana proyek. Mereka memiliki wewenang untuk menggunakan uang tunai dan sumber daya lainnya hingga batas yang ditetapkan dalam piagam proyek. Jika mereka percaya pada setiap tahap bahwa proyek tidak dapat disampaikan dalam anggaran yang ditetapkan dan skala waktu kemudian mereka harus memberitahukan sponsor proyek sehingga tindakan perbaikan dapat diambil.

DEFINISI PROJEK LIFE CYCLE

            Banyak organisasi memiliki definisi internal tentang fase siklus hidup proyek, hal ini dapat dimengerti karena sifat rumit dan keragaman proyek yang dapat sangat bervariasi dalam ukuran dan kompleksitas.

Diagram diatas ini dikenal sebagai siklus hidup empat fase dan fase biasanya disebut sebagai:

1. inisialisasi proyek
2. perencanaan proyek
3. eksekusi proyek
4. penutupan proyek

5 tahap projek life cycle:

1. tahap konseptual
2. tahap definisi
3. tahap produksi
4. tahap operasi
5. tahap divestasi/pencabutan

BIDANG FUNGSIONAL MANAJEMEN PROYEK

            Bidang fungsional dari manajemen proyek:

1. Tim
2. ruang lingkup
3. jadwal
4. anggaran
5. kualitas
6. resiko

Manajer proyek yang sukses:

1. Mendapatkan komitmen dari luar proyek
2. Bernegosiasi untuk sumber daya yang diperlukan
3. Memutuskan teknik terbaik untuk digunakan
4. Keputusan untuk memilih alat untuk digunakan oleh tim proyek
5. membuat penilaian menyeluruh pada setiap tahap proyek sebelum berkembang

REFERENSI

1. Newton Paul, Principle of Project Management